Ako prepojiť pokladňu s e-shopom a prestať prepisovať sklad
Ak predávate v predajni aj na e-shope, poznáte to: večer prepisujete, čo sa predalo, upravujete sklad a dúfate, že ste nič nevynechali. Stačí jedna chyba a zákazník si na e-shope objedná tovar, ktorý už nemáte. Prepojenie pokladne s e-shopom túto prácu zruší. Vysvetlíme, aké sú možnosti a čím začať.
· 5 min čítania
Obsah článku
Ručné prepisovanie medzi pokladňou a e-shopom nie je len otázka času. Je to aj zdroj chýb: preklep v počte kusov, zabudnutá zmena ceny, objednávka vybavená dvakrát. Čím viac predávate, tým viac takých drobností sa nazbiera — a každá z nich niekde stojí peniaze alebo nervy zákazníka.
Čo všetko sa dá prepojiť
Prepojenie nie je jedna vec. Pozrite sa, čo dnes robíte ručne, a podľa toho určite, čo potrebujete:
- Sklad: keď sa tovar predá v predajni, ubudne aj na e-shope — a naopak.
- Produkty a ceny: novú položku alebo zmenu ceny zadáte raz a prejaví sa všade.
- Objednávky: objednávka z e-shopu sa objaví v systéme, s ktorým pracuje predajňa, aby ju mohla pripraviť alebo vydať.
- Doklady a prehľady: predaje z oboch kanálov idú do jedného prehľadu, z ktorého vychádza aj účtovník.
Väčšinou sa oplatí začať skladom. Práve tam vznikajú chyby, ktoré zákazník pocíti najviac — objedná si niečo, čo už nemáte, a vy mu musíte volať, že objednávku rušíte.
Spočítajte si, koľko vás to stojí dnes
Skôr než začnete riešiť techniku, odhadnite, koľko času ručná práca zaberá. Stačí jednoduchý výpočet. Napríklad: ak týždenne prepíšete 40 objednávok a každá vám zaberie 5 minút, sú to viac než 3 hodiny týždenne. K tomu pripočítajte úpravy skladu, opravy chýb a vybavovanie zákazníkov, ktorým ste museli objednávku zrušiť.
Takýto odhad vám pomôže rozhodnúť, koľko sa oplatí do prepojenia investovať. Ak ide o pár minút týždenne, stačí jednoduché riešenie. Ak o hodiny každý deň, oplatí sa aj väčšia investícia, ktorá sa vráti v ušetrenom čase.
Drak radí
Týždeň si zapisujte každú činnosť, pri ktorej prepisujete údaje z jedného systému do druhého, a koľko minút trvala. Na konci týždňa budete presne vedieť, čo automatizovať ako prvé.
Tri spôsoby, ako pokladňu s e-shopom prepojiť
1. Hotové prepojenie od výrobcu
Mnohé pokladničné systémy a platformy pre e-shopy majú hotové doplnky na prepojenie s inými systémami. Je to najrýchlejšia a zvyčajne najlacnejšia cesta. Overte si, či váš pokladničný systém ponúka prepojenie práve s vaším e-shopom, a opýtajte sa výrobcu, čo presne sa prenáša. Niekedy je to len stav skladu, inokedy aj objednávky a ceny.
2. Prepojenie cez API
Ak hotové prepojenie neexistuje, väčšina moderných systémov má API. Je to rozhranie, cez ktoré si dva programy vedia vymieňať údaje bez človeka. Programátor alebo integračný nástroj podľa neho nastaví, kedy a čo sa má preniesť. Táto cesta je pružnejšia a dá sa prispôsobiť vašim pravidlám, ale potrebujete niekoho, kto ju nastaví a bude sa o ňu starať.
3. Pravidelný prenos súborov
Keď API nemá ani jeden systém, dá sa začať pravidelným exportom a importom súborov, napríklad tabuľky so skladom raz denne. Nie je to prepojenie v reálnom čase, no aj tak ušetrí veľa ručného prepisovania. Hodí sa ako dočasné riešenie, kým prejdete na systém, ktorý sa prepojiť dá.
| Spôsob | Zavedenie | Pružnosť | Na čo si dať pozor |
|---|---|---|---|
| Hotové prepojenie | rýchle | nízka | prenáša len to, čo výrobca pripravil |
| Prepojenie cez API | dlhšie | vysoká | treba niekoho, kto ho nastaví a stará sa oň |
| Prenos súborov | rýchle | nízka | údaje nie sú aktuálne v každej chvíli |
Na čo si dať pozor
Jeden zdroj pravdy
Rozhodnite, ktorý systém je hlavný. Napríklad: sklad a ceny sa menia len v pokladničnom systéme a e-shop ich preberá. Ak sa to isté dá meniť na dvoch miestach, skôr či neskôr sa údaje rozídu a nikto nebude vedieť, ktoré platia.
Rovnaké kódy produktov
Prepojenie spoznáva produkty podľa kódu — najčastejšie podľa interného kódu (SKU) alebo čiarového kódu (EAN). Ak má ten istý tovar v pokladni iný kód než na e-shope, prepojenie ho nespáruje. Upratať kódy býva najviac práce, ale bez toho to nepôjde. Pozor najmä na varianty, napríklad veľkosti a farby: každý variant potrebuje vlastný kód.
Rezerva pri posledných kusoch
Aj prepojenie v reálnom čase môže mať malé oneskorenie. Pri posledných kusoch sa preto oplatí na e-shope ukazovať o kus menej, než naozaj máte, alebo posledný kus nechať len pre predajňu.
Doklady a eKasa
Predaj v kamennej predajni evidujete v pokladnici eKasa. Či treba doklad z eKasy vydať aj pri predaji cez e-shop, závisí od spôsobu platby. Pred zmenou si to overte u účtovníka alebo na webe Finančnej správy. Prepojenie má tieto pravidlá rešpektovať, nie obchádzať.
Drak radí
Skôr než si niečo kúpite, vyžiadajte si od dodávateľa ukážku na vašich vlastných produktoch. Desať skutočných položiek aj s variantmi prezradí viac než akákoľvek prezentácia.
Čo prepojenie za vás neurobí
Prepojenie odstráni prepisovanie, no neupratá za vás neporiadok v údajoch. Ak dnes nesedí stav skladu v pokladni, po prepojení bude rovnako nesprávny aj na e-shope — len sa tam dostane rýchlejšie. Pred spustením sa preto oplatí spraviť inventúru a opraviť stavy.
Prepojenie tiež nenahradí dohody v tíme: kto vybavuje objednávky z e-shopu, dokedy treba objednávku pripraviť na vyzdvihnutie a čo robiť, keď tovar predsa len chýba. Dohodnite sa na tom skôr, než prepojenie zapnete, a zapíšte si to na jedno miesto, kde to nájde aj nový kolega.
Ako postupovať krok za krokom
- Spíšte, čo dnes prepisujete ručne a koľko času to zaberie.
- Rozhodnite, ktorý systém bude hlavný pre sklad, ceny a produkty.
- Zjednoťte kódy produktov v pokladni aj na e-shope.
- Zistite, či váš pokladničný systém alebo e-shop ponúka hotové prepojenie.
- Ak nie, dajte si pripraviť prepojenie cez API alebo aspoň pravidelný prenos súborov.
- Prvé dva týždne kontrolujte sklad aj ručne, kým si nebudete istí, že všetko sedí.
Skontrolujte si
- Viete, koľko hodín týždenne zaberá ručné prepisovanie.
- Je jasné, ktorý systém je hlavný pre sklad a ceny.
- Rovnaký tovar má rovnaký kód v pokladni aj na e-shope.
- Viete, čo vaše systémy vedia prepojiť bez programovania.
- Doklady z predaja v predajni aj na e-shope máte overené s účtovníkom.
Keď už riešite e-shop, oplatí sa pozrieť aj na samotný web. Bezplatný audit vám ukáže, čo na ňom zdržuje zákazníkov — od rýchlosti načítania po to, či sa dá pohodlne objednať z mobilu.
Autor
Zakladateľ Evolvy
Navrhuje weby, e-shopy a systémy pre firmy každej veľkosti. Píše o tom, čo v praxi prináša zákazníkov, bez žargónu.
